Managementul documentelor a devenit o provocare strategică pentru companii, pe fondul transformării digitale accelerate. Potrivit unor studii recente, 80% dintre decidenții IT consideră că un birou complet fără hârtie este realizabil în următorii cinci ani. Cu toate acestea, trecerea la un astfel de mediu implică depășirea unor obstacole semnificative, precum integrarea sistemelor moștenite, rezistența la schimbare și lipsa unei strategii coerente de digitalizare.
Totodată, gestionarea volumului mare de documente și asigurarea conformității cu normele de securitate devin provocări din ce în ce mai complexe. 40% din timpul de lucru este consumat de procese manuale de gestionare a documentelor, iar 83% dintre companii au raportat cel puțin un incident de securitate a datelor în ultimele 12 luni, ceea ce duce la pierderi financiare considerabile.
Kyocera, un lider global în soluții de management al documentelor, are o istorie vastă în dezvoltarea și implementarea tehnologiilor inovatoare pentru optimizarea proceselor de lucru. Cu o prezență puternică pe piețele internaționale, compania oferă soluții personalizate pentru diverse industrii, contribuind la eficientizarea operațiunilor și creșterea securității datelor.
Soluții pentru digitalizarea și automatizarea documentelor
Pentru a răspunde acestor provocări, companiile adoptă soluții avansate de management al documentelor (DM), care includ funcționalități de automatizare, arhivare inteligentă și integrare cu alte sisteme de business.
Automatizarea fluxurilor de lucru reprezintă un pas esențial în eliminarea proceselor manuale și în digitalizarea completă a documentelor. Prin standardizarea și uniformizarea acestora, companiile pot reduce semnificativ timpul petrecut în căutarea și recuperarea informațiilor, ceea ce contribuie la creșterea productivității. Integrarea cu platforme ERP și CRM permite conectarea managementului documentelor cu sistemele deja existente în companie, facilitând accesul rapid la date relevante și optimizând procesele operaționale. De asemenea, securitatea documentelor și conformitatea cu normele sunt aspecte cruciale, iar protecția datelor prin soluții avansate de criptare și implementarea unui acces controlat și auditabil asigură respectarea reglementărilor internaționale, cum ar fi GDPR, HIPAA sau SOX. În plus, soluțiile cloud oferă mobilitate și accesibilitate, permițând utilizatorilor să acceseze documentele în siguranță de oriunde, cu un nivel ridicat de protecție a datelor.
Soluțiile oferite de Kyocera acoperă toate cele 3 provocări (automatizare, integrare securitate) și joacă un rol important în digitalizarea și optimizarea fluxurilor de lucru, permițând companiilor să gestioneze documentele într-un mod eficient și securizat. Aceste platforme oferă funcționalități avansate de management al documentelor, reducând timpul de procesare și îmbunătățind colaborarea în cadrul organizațiilor.
Avantajele implementării soluțiilor potrivite
Adoptarea unor soluții moderne de management al documentelor aduce numeroase beneficii organizațiilor. Eficiența operațională este considerabil îmbunătățită prin automatizarea proceselor, ceea ce reduce timpul petrecut cu sarcini manuale și permite echipelor să se concentreze pe activități cu valoare adăugată. De asemenea, costurile operaționale sunt diminuate prin reducerea utilizării resurselor fizice, cum ar fi hârtia și cerneala, generând economii semnificative. Soluțiile DM contribuie și la conformitatea și securitatea documentelor, asigurând protecția datelor sensibile ale companiei și respectarea reglementărilor legale. În plus, flexibilitatea și scalabilitatea soluțiilor cloud permit extinderea rapidă a capacităților și accesul facil la documente de pe orice dispozitiv.
Pe viitor, tendințele din domeniul managementului documentelor se vor concentra pe utilizarea inteligenței artificiale pentru analiza și clasificarea automată a documentelor, precum și pe creșterea nivelului de securitate cibernetică. Alegerea unei soluții adaptate nevoilor companiei este esențială pentru optimizarea proceselor și menținerea competitivității pe piață.
Kyocera are o prezență solidă și în România, oferind soluții inovatoare pentru companii din diverse industrii. Prin intermediul unei game complete de imprimante și multifuncționale fiabile și soluții inteligente de management al documentelor, compania sprijină organizațiile locale în procesul de digitalizare și eficientizare a managementului documentelor. În România, portofoliul de echipamente și soluții de tipărire Kyocera este distribuit de IT Bright Solutions.
Surse: KEYPOINT Intelligence, Digital Transformation Technologies Change IT Buying Landscape, Oct 2023; The State of Scan in the Age of Digital Transformation, Oct 2023, Verizon Data Breach Investigations Report 2023
